デジタルホワイトボード（電子黒板）を使用することで、会議はペーパーレスへと移行可能です。ここではペーパーレス会議の特徴やメリットを紹介します。
ペーパーレス会議とは、今まで紙に印刷していた書類をデジタルに移行して、データとして活用しながら行われる会議のことです。紙に印刷していた書類が会議室の席に並べられる光景は、よく見かけるものです。しかし最近はそのような光景は少なくなり、資料はすべてデータで…というような会議が増加しているのです。
業務効率化・コスト削減といった観点から、ペーパーレス化に取り組む企業はペーパーレス会議の導入に力を入れています。
ペーパーレス会議の大きなメリットは、会議にかかる費用が削減できるという点です。会議に使用する資料を印刷する場合、印刷代や紙代、そしてその資料を保管する保管代がかかります。会議1回ずつでかかるコストは微々たるものであっても、会議の度に参加する人数分の資料を印刷するとなると、コストはどんどん膨れ上がります。また使用した書類をファイリングし、保管して置く場合は保管代も考慮しなくてはいけません。
ペーパーレス会議であれば、これらのコストが削減できます。
今までの会議では、パソコンで作成した資料を紙に印刷して、1人分ずつにまとめる、そしてその資料を配る…など事務作業が発生していました。このような業務は、本来の業務を圧迫して社員の負担を増やしてしまいます。
ペーパーレス会議であれば、資料を印刷して配布するという作業がなくなり、会議の準備はスムーズに進められます。業務効率の向上が叶えられるでしょう。
紙に印刷した資料は、紛失のリスクがあります。またふとしたときに関係のない人の目に触れてしまう可能性もあるでしょう。情報が流出する原因となるため、資料は慎重に扱わなくてはいけません。ペーパーレス会議なら、紛失のリスクは大きく軽減します。また関係者以外の目にも触れにくくなります。
作製した資料の内容が間違っていた場合、すでに印刷を終えているものは新たに印刷をし直してまた人数分を配布しなくてはなりません。会議直前ともなれば、かなり急ピッチで作業を進めなくてはならず、会議の場が混乱する可能性もあるでしょう。
ペーパーレス会議ならすぐにデータを共有できるので、簡単に資料修正が行えます。会議直前であっても、場合によっては会議途中であっても問題ありません。
タブレット端末やパソコンの画面サイズには制限があるため、複数の資料を広げて同時に見比べるなどの一覧性が低い点が課題です。また、手書きで直感的にメモを残すには専用のペンなどが必要になる場合が多く、紙の資料のように誰でも簡単に素早く書き込みができないという、メモの取りにくさもデメリットとして挙げられます。
参加者の中にデバイスの扱いや端末操作に不慣れな人がいると、資料の閲覧や画面共有に手間取り、会議の進行が滞る可能性があります。また、オンライン上で資料を共有してリモート会議を行う場合、インターネットの通信環境が悪いと音声や映像が途切れ、円滑なコミュニケーションに影響を与える恐れがあります。
ペーパーレス会議のデメリットを克服し、スムーズに導入を成功させるには、事前の準備やルールづくりが不可欠です。すべての会議を一度にペーパーレス化するのではなく、小規模なスタートから始めて段階的に慣れていくことが重要です。また、資料の事前共有ルールの徹底や、メモを取りやすい端末を準備するなど、参加者がストレスなく会議に集中できる環境を整えることが成功のポイントとなります。
導入時は、特定のチームや小規模な会議から始めるスモールスタートが推奨されます。最初から完全にペーパーレス化するのではなく、移行期間を設けることで、社員がデバイスの操作や新しい会議の進め方に無理なく慣れることができ、トラブルによる業務の停滞を防げます。
ペーパーレス会議を円滑に進めるためには、最新の会議資料を事前にデジタルで共有しておくルールの徹底が重要です。これにより、参加者はあらかじめ議題に目を通すことができます。また、メモ機能に優れたタッチパネル対応の端末を導入したり、事前の操作テストを実施して参加者の不安を取り除いたりする環境整備も欠かせません。
デジタルホワイトボードを導入することで、ペーパーレス化はより一層進めやすくなるでしょう。
導入することで、大画面でアイデアを具体的に視覚化でき、会議の内容が格段に伝えやすくなります。ペーパーレス会議の利便性をさらに引き上げ、対面のような円滑なコミュニケーションも行うことが可能です。
業務効率がアップする、コスト削減が叶えられる、セキュリティ面が強化されるなど…さまざまなメリットを踏まえながら、それ以外にもどんなポイントがあるのかを確認し、デジタルホワイトボードの導入を検討しましょう。
ペーパーレス会議を本格的に進めたい方は、ペーパーレス化に使える電子ホワイトボードのおすすめ製品もあわせてご覧ください。
一口にデジタルホワイトボードといっても、シンプルな機能でコスパの良い製品から、機能が豊富で多様なシチュエーションに対応できる製品までさまざまです。
「機能がありすぎて使いこなせなかった」「必要な機能が備わっていなかった」など、導入後に後悔しないためには、自社の用途にマッチした機能を持つ製品を選ぶよう注意しましょう。
ここでは、ビジネス向け製品を取り扱うデジタルホワイトボード（電子ホワイトボード）を調査。活用シーン別に、おすすめの製品を紹介します。自社の活用シーンを思い浮かべながらチェックしてみてください。
社内会議に特化したシンプルな機能を持つデジタルホワイトボードのうち、最も低コストで導入できる
離れた拠点間においても、スムーズな相互編集や、遅延なく高品質な映像を配信できる独自技術を備える
高品質ディスプレイ＆タッチセンサーで、より臨場感ある視覚表現やストレスないタッチ体験を実現できる
▼選定基準
■おすすめの理由：Googleで「デジタルホワイトボード」として検索して調査した32社より、下記理由より選定（2024.3.20時点）
・ミライタッチBiz…調査した32社中、社内会議向けに「書く・映す・共有する」に特化しており、価格表記がある製品のうち、65型で437,800円（税込）～と最も安い※実際の販売価格は、販売店により異なる。
・RICOH InteractiveWhiteboard...調査した32社中、唯一独自のイントラネットワークとストリーミング技術により、RICOH IWB同士で同時に編集ができる。
・BIG PAD...調査した32社中、唯一最高輝度450cd/m2以上、およびきめ細かい位置検出が可能な静電容量方式タッチパネルを採用。
