デジタルホワイトボード（電子黒板）を使用することで、会議はペーパーレスへと移行可能です。ここではペーパーレス会議の特徴やメリットを紹介します。
ペーパーレス会議とは、今まで紙に印刷していた書類をデジタルに移行して、データとして活用しながら行われる会議のことです。紙に印刷していた書類が会議室の席に並べられる光景は、よく見かけるものです。しかし最近はそのような光景は少なくなり、資料はすべてデータで…というような会議が増加しているのです。
業務効率化・コスト削減といった観点から、ペーパーレス化に取り組む企業はペーパーレス会議の導入に力を入れています。
ペーパーレス会議の大きなメリットは、会議にかかる費用が削減できるという点です。会議に使用する資料を印刷する場合、印刷代や紙代、そしてその資料を保管する保管代がかかります。会議1回ずつでかかるコストは微々たるものであっても、会議の度に参加する人数分の資料を印刷するとなると、コストはどんどん膨れ上がります。また使用した書類をファイリングし、保管して置く場合は保管代も考慮しなくてはいけません。
ペーパーレス会議であれば、これらのコストが削減できます。
今までの会議では、パソコンで作成した資料を紙に印刷して、1人分ずつにまとめる、そしてその資料を配る…など事務作業が発生していました。このような業務は、本来の業務を圧迫して社員の負担を増やしてしまいます。
ペーパーレス会議であれば、資料を印刷して配布するという作業がなくなり、会議の準備はスムーズに進められます。業務効率の向上が叶えられるでしょう。
紙に印刷した資料は、紛失のリスクがあります。またふとしたときに関係のない人の目に触れてしまう可能性もあるでしょう。情報が流出する原因となるため、資料は慎重に扱わなくてはいけません。ペーパーレス会議なら、紛失のリスクは大きく軽減します。また関係者以外の目にも触れにくくなります。
作製した資料の内容が間違っていた場合、すでに印刷を終えているものは新たに印刷をし直してまた人数分を配布しなくてはなりません。会議直前ともなれば、かなり急ピッチで作業を進めなくてはならず、会議の場が混乱する可能性もあるでしょう。
ペーパーレス会議ならすぐにデータを共有できるので、簡単に資料修正が行えます。会議直前であっても、場合によっては会議途中であっても問題ありません。
デジタルホワイトボードを導入することで、ペーパーレス化はより一層進めやすいです。業務効率がアップする、コスト削減が叶えられる、セキュリティ面が強化されるなど…さまざまなメリットを踏まえながら、それ以外にもどんなポイントがあるのかを確認し、デジタルホワイトボードの導入を検討しましょう。
デジタルホワイトボードは、シンプル機能でコスパの良い製品から、機能が豊富で様々なシチュエーションに対応できる製品までさまざま。「機能が複雑で活用できなかった」「必要な機能が備わっていなかった」など、導入後に後悔しないためには、オーバースペックでもアンダースペックでもない、自社の用途にマッチした機能を持つ製品を選ぶ必要があります。
以下の3つの機能はデジタルホワイトボードが持つ機能を分類したもの。実際に職場で利用している様子を思い浮かべながら、自社ではどの機能が欲しいかを選んでみましょう。
白い画面に加え、プレゼン資料、写真、工程表などを投影しながら、書き込むことができる基本的な機能。
オフライン会議に関する課題を抱える企業なら、こういった基本的な機能だけを持つ製品で十分解決できます。
参加人数の多いWeb会議になると、今誰が話しているかがわからなくなり、議論がいまいち盛り上がらないという経験はございませんか？
そういったWeb会議を活性化したい企業には、カメラやスピーカーにこだわった製品がオススメ。
遠隔地にある開発部/工場との図面のやりとりの質を向上したい企業にオススメなのが相互書き込み機能。
「通常のWeb会議では指摘が正しく伝わらない。かといって現地へ訪問するにはコストがかかる」といった課題を解決してくれます。
※選定条件
「デジタルホワイトボード」でGoogle検索して上位10ページ内に表示された23社のうち、下記の条件に合う3社を選定（2022年3月時点）。
①基本的な機能重視
基本的な機能だけを持つ製品の中で、モニター性能が最も高い（4Kかつ450cdという高輝度）。
②高性能カメラ/スピーカー重視
Web会議に役立つ「発言者の顔を自動でクローズアップする機能」を唯一持つ。
③相互書き込み機能重視
相互書き込み機能がある製品の内、同じ製品を持つ遠隔間での共有可能台数が一番多い（最大20台）。