イベント管理・タスク共有

イベント管理やタスクの共有などを効率的に行いたい場合、ホワイトボードを活用するという選択肢があります。こちらの記事では、ホワイトボードを使用して管理を行うメリットや運用方法も紹介。タスク管理や情報共有に課題を抱えている場合にはぜひ参考にしてみてください。

ホワイトボードでできるイベント・タスク管理とは？

プロジェクトの「見える化」がチームの動きを変える

ホワイトボードを使用してプロジェクトの全体やそれぞれのタスクを書き出し、「見える化」することには様々なメリットがあります。

例えば、ホワイトボードはオフィスのどの場所に置かれていてもその存在に気づけますし、多彩な色を使用して記載することによって情報共有の促進や認識の統一を行う、進捗状況を把握する、モチベーションを向上させられるなどのメリットが挙げられます。

また、情報を共有しやすくなるとチーム内での会話が生まれやすいなどコミュニケーションを促進するといった面もあります。

アナログだからこその即時性と共有力

情報を共有する上で、ホワイトボードはアナログな手段であると感じる人もいるかもしれません。しかし、デジタルツールと比較すると、アナログホワイトボードならではの良さもあります。

特に、「誰もがその場で見ることができ、すぐに書き込める」という即時性が大きな魅力です。誰もが直感的に使用でき、ペンで書き込むだけなので複雑な操作を覚える必要がありません。さらに、「物理的に同じものを見ることで、メンバー間に一体感が生まれる」といった点もアナログホワイトボードの良さであるといえます。

なぜイベント管理やタスク共有がうまくいかないのか？

「情報が散らばる」「進捗が見えない」問題

イベント準備やプロジェクトを進行する上で、「情報が散らばってしまって把握できない」「プロジェクトの進捗状況が見えない」「どのメンバーが何を担当しているのかが不明確になっている」などの悩みを抱えてしまうケースもあるかもしれません。例えば、指示やタスク情報が個人のメールやチャット、メモなどに散在している場合には上記のような悩みを抱えてしまうケースもあります。

メール・チャットだけでは限界がある理由

企業や組織では様々な場面でメールやチャットが用いられています。これらのツールは連絡やコミュニケーションの手段としては非常に便利です。その反面、タスクの管理や情報をストックする用途には不向きであるといえます。

これは、メールやチャットは情報が流れやすく、重要な情報を見落とす可能性があるためです。そのほか、検索性が低く必要な情報に辿り着くまでに時間がかかることがある点や、一覧性にかけるなどの課題があることから、ホワイトボードのような「情報を一覧できる場」が必要となります。

ホワイトボードを活用したイベント・タスク共有術

まずは全体の流れを描く｜マイルストーンの可視化

ホワイトボードを使用する場合には、まずはイベントやプロジェクトの開始から終了までの全体像を書き出します。この作業によって、複雑なタイムラインだったとしても全体像を把握しやすくなります。すなわち、メンバー全員がゴールの共有と現在地の把握ができるようになりますし、モチベーションアップにつながることも期待できます。

タスクを分割して貼り出す｜担当・期限を明確に

続いて、マイルストーンを達成するために必要なタスクを具体的に洗い出していきます。その洗い出したタスクは付箋やカードに書き出して、ホワイトボードに書き出していきます。この時、それぞれのタスクには担当者名と期限を明記していきます。

この作業により、完了しているタスクと完了していないタスクを確認しながら進捗の管理ができるため、/span>タスクの漏れを防げます。

更新・進捗の記録は“その場で手書き”がカギ

ホワイトボードを使用することにより、それぞれのタスクの完了状況や進捗状況、新たな問題が発生した際には、気づいた人や担当者がすぐに手書きで追記・修正ができます。このように、状況が変化した際にすぐにホワイトボードに記入できる体制をとることにより、情報の鮮度を保てます。

書き方の工夫で伝わりやすくするテクニック

色や図形の使い分けで直感的に整理

色や図形を用いることによって、ホワイトボードに記入されている内容について直感的に理解できるようになります。

そのためには、黒一色のマーカーで内容を記載していくよりも、複数色のマーカーを用意して、担当者別やタスクの優先度別、カテゴリ別といったように色分けを行いながら記入していくことがおすすめです。さらに、進捗状況を示すマークや注意喚起を示すマークなどをあらかじめ決めて使い分けることにより、ホワイトボードを見た時に直感的に記載されている内容を理解できるようになります。

また、付箋やマグネットなどのツールを活用してホワイトボードをカスタマイズすると、進捗状況やタスクの種類などをよりわかりやすく整理できるようになります。

書くスペースの分割ルールと役割

またホワイトボードに記載する際、それぞれの情報を記載するスペースの分割についてルールを決めておくことで、より情報の整理をしやすくなります。

例えば、ホワイトボードの盤面を「タイムライン」「タスクリスト」「担当者別エリア」「メモ欄」など、目的別にエリア分け（＝ゾーニング）しておきます。この作業によってホワイトボードに様々な情報が記載されていたとしても、どのような種類の情報が記載されているのかをすぐに判断できます。どこにどの情報を書くかというルールを決めれば、情報を整理する手間も省くことにも繋がります。

書き換えやすさを活かした運用方法

さらにホワイトボードには、記載した内容を書き換えられるメリットもあります。プロジェクトを進める上では、計画の変更やタスクの追加・削除などの状況が多く発生しますが、ホワイトボードを使用している場合には柔軟な対応が可能となります。

そのほか、急な新規プロジェクトの追加などがあった場合には、追加のホワイトボードを組み合わせて書き込みスペースを増やせます。このようなホワイトボードの柔軟性を活用することによって、管理効率の向上に繋げられます。

また、ホワイトボードに記載されている情報については、書きっぱなしではなく定期的な情報の整理・更新も必要となってきますので、どのタイミングでどう整理するのかという運用ルールをあらかじめ決めておくことが大切です。

チームでホワイトボード活用を習慣化するコツ

朝会・定例MTGで「見る・話す・書く」をルーティンに

ホワイトボードの活用を一時的な物で終わらせるのではなく、チームの日常的な活動として定着させるには、様々な取り組みが考えられます。まず、ホワイトボードについて「見る」「話す」「書く」をルーティン化するという方法があります。

例えば、毎日の朝会のタイミングや、週次で行っている定例ミーティングなどの際に、チーム全員で必ずホワイトボード前に集まって記載されている内容を確認し、それぞれの進捗を報告し合い必要な情報を更新していく、という一連の流れをルーティン化することによって、効率的な管理につなげることが可能です。

役割分担と「写真で共有」の気軽な工夫

ホワイトボードを使用した運営を行っていくにあたって、そこに記載されている情報をきれいに保つための更新担当者、議論を促す進行者など、メンバー内で簡単に役割を分担すれば、より運営のしやすさが向上します。

さらに、タイミングによっては会議に参加できないメンバーも出てくると考えられます。そのメンバーのためにも、ホワイトボード全体をスマートフォンなどで撮影して共有することがおすすめです。画像として保存しておくことで、随時記録を残せるメリットもあります。

【発展編】デジタルホワイトボードも選択肢に

離れた場所でもリアルタイム共有できる強み

アナログホワイトボードを使用するほか、タスクの管理や情報共有にはデジタルホワイトボードを使用するという選択肢もあります。デジタルホワイトボードは、離れた場所同士でもリアルタイムに共同編集できるため場所を選ばないなどの強みを持っています。

例えば、リモートワークや複数拠点など、チームメンバーが離れた場所で働いている場合や、ホワイトボードに記載された内容をデータとして保存・編集・再利用を行いたい場合に有効な選択肢であるといえます。

まとめ

こちらの記事では、ホワイトボードを使用したイベントやプロジェクトのタスク管理の方法について解説してきました。アナログホワイトボードを使用することによって、タスク管理や情報共有をシンプルかつ効果的に行えるようになります。

現在ホワイトボードを活用していない場合や、タスク管理や情報共有に課題を抱えているチームがあれば、まずはホワイトボードの利用についてチームで話し合い、簡単なルールを設定した上で利用を始めてみてはいかがでしょうか。

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