「働き方改革」や「業務効率化」が叫ばれるなか、会議の生産性向上の一手として、「デジタルホワイトボード」に注目が集まっています。
そこでここでは、「ホワイトボードをデジタル化して会議の質を上げたい。でもアナログな職場だから使いこなせるか不安…」と足踏みしている企業に向け、シンプルな操作性で話題のELMO Boardのデモ体験をレポート。実際に操作してみた編集チームによるリアルな感想をお届けします。
"会議はホワイトボード×紙の資料が定番"の
編集チーム
従来のアナログなホワイトボードを使って会議や打ち合わせをしている編集チーム。話を聞いてみると、実は会議の際に、こんな課題や不満を感じていたとのこと。
これらの課題は「ホワイトボードのデジタル化」で解決できるのでしょうか？編集チームが実際に操作性や使用感を試して検証してみます。
編集チーム一同が向かったのは、東京ビッグサイトで開催された『第9回 働き方改革 EXPO』（※）。
企業向けデジタルホワイトボード「ELMO Board」のブースで、製品を触りながら操作性を体感しました。ELMO Boardは「シンプルな操作性」が魅力のホワイトボード。早速、実際に操作しながら、導入後のイメージを掴むことに。
開発元会社・テクノホライゾン株式会社の小澤さん（EBISS営業促進部部長）がレクチャーしてくださいました。
※2022年5月11日(水)～13日(金)に開催された展示会『【東京】総務・人事・経理Week 2022』に出展。
───本日はよろしくお願いいたします！一見、普通のTVモニターみたいですが、これがホワイトボードとして機能するのですね。
そうなんです。ぜひまずは触って確かめてみてください。付属のタッチペンを使ってもいいですし、指でササっと書いても大丈夫です。
───すごい…アナログのホワイトボードに書き込むのと同じくらいの筆圧でサラっと書けるんですね。時差なく反映されるので、大きいタブレットのような感覚で使えそう。ペンの太さや色はどこで変えるのでしょう？
基本的には画面下に表示されているボタンから変更できます。 ただ、色や太さを変える度にボタンを探すのは面倒だと思うので、よく使う2種類のペンを設定しておくのがおすすめです。
付属のペンを見てもらうと、両端ともペンになっていますね。片方が「太字」、もう片方が「細字」のペンです。事前に2種類の色や太さをカスタマイズしておけば、ペンをくるっと逆に持ち替えるだけで、2種類のペンを切り替えられます。
───ペンの切り替えを物理的にできるのはストレスがなくていいですね。画面上で操作しなくていいから、会議そのものに集中できそうです。
ペンの切り替え以外にも、ペンと消しゴムの切り替えもスムーズに行えます。ELMO Boardなら、間違えた部分を手でささっと消すといった、従来のホワイトボードのような直観的な消し方もできます。画面の上を手の側面でさっとスライドさせてみてください。
───お、消しゴムらしいものが現れましたね。
これで消せるんですね…！？
そうなんです。手以外にも、名刺ケースや筆箱など、平たいものなら何でも消しゴムとして代用できます。部分的に消したい時は、これが便利です。
従来のホワイトボードでは広い範囲を消すのが大変でしたよね。ELMO Boardなら、選択して一括で消すことができます。ホワイトボードのように、文字が消えなかったり、板面全体が黒ずんだり、筆跡が白く残ったりすることはありません。
───会議後にホワイトボードを消す手間がなくなるんですね。消すべき情報かすぐに判断できないこともあるんですが、そんな時は新しいスライドを作成できるんですか？
もちろん、ワンタッチで新しいボードを開くことができます。ボードの内容は保存でき、保存したボードを開いて途中から書き始めることもできます。 それ以外にも、「とりあえずボード上に残しておきたい」「議論がはずんでメモを取るスペースがなくなってしまった」という場合には、部分的に縮小して移動できるのもデジタルホワイトボードならでは。
───部分的に選択して移動したり、拡大縮小したりできるんですね。一枚のホワイトボードで会議の内容を「見える化」できれば、もはや議事録作成は不要になりそうですね。
資料作成を会議の場で完結できるのも、デジタルホワイトボードならではですね。議事録の作成なら、真っ白なホワイトボード機能以外にも、議事録のテンプレートを活用するのも手です。
議事録のテンプレが標準搭載されているため、会議の度にそのテンプレを開くだけで必須事項を記入できます。 大画面なので参加者全員で記載内容を確認しながら打ち合わせを進めることができ、抜け漏れや記載ミスを減らせます。
───これは便利ですね！ちなみにPCの画面も共有できるんですか？
はい。有線で繋げば、PCのデスクトップ画面を投影できます。PC上で操作しても構いませんし、デジタルホワイトボード上でタッチ操作も可能です。例えば会議中にみんなで確認しながらExcelで数値を入力したり、ガントチャートを更新したりといった使い方ができます。
これだけなら普通のモニターでも代用できますが、最大の違いは、デジタルホワイトボードならPC画面を投影・操作しながら書き込めるということ。会議の場で重要なポイントをマーカーしたりメモを残すことで、認識の齟齬を防げます。
───スマートフォンとの連携も可能でしょうか？
「ミラーリング機能（無線で画面を転送する機能）」を使えば、スマホの画面を投影できます。
例えば建設や土木の現場では、共有したい現場の画像をスマホで撮っておくことで、即座にデジタルホワイトボード上に表示できます。撮影した画像に手書きしながら説明することで、報告や相談の手間が省けることはもちろん、正確な情報を伝えられます。
───PCやスマホの画面を映して、メモを書いて、共有する。ここまで一貫してできるなら、資料の印刷は不要になりそうです。
そうですね。デジタルホワイトボードによって、今まで当たり前だと思われていた会議まわりの雑務が実は不要だったと気づくと思いますよ(笑)。
DX化のハードルが高いと思っている企業にこそ、ぜひデモ体験で使い勝手の良さを実感してみてほしいですね。手に取ってみれば、従来のホワイトボードと同じような感覚で操作できると分かっていただけるかと思います。
ELMO Boardは展示会のみならず、全国約20カ所で無料デモ体験を実施しています。まずは実際に操作性を体感して、自社に適した製品を導入するのがおすすめです。
───ご説明いただきありがとうございました！
使い慣れた従来のホワイトボードからの乗り換えをスムーズに行えるか、不安を感じていた編集チーム。デモ体験で分かったのは、ELMO Boardならアナログな使い勝手の良さを保ちながら、デジタルの利便性を享受できるということ。
また、資料作成や会議準備などの細かいタスクから解放されることで、本来注力すべき、会議のプレゼン準備やブレストに集中できるようになり、会議の質を向上させることができます。
昨今「業務効率化」が求められ、会議の在り方が問われるなか、身近で手を伸ばしやすいホワイトボードからデジタル化を図るのも手です。 アナログ優先の職場でも導入しやすいELMO Boardは、DX化の第一歩を後押ししてくれるツールとなるのではないでしょうか。